一、會議室布置。
在一個公司里，會議室是最受歡迎的地方。怎樣計劃會議室？總體上講，會議室也具有整體互動關(guān)系。許多公司的會議室都設(shè)有樣品展示空間，既是會議室，也是樣品展示室。因此，從大的格局來看，最好將會議室放在公司的前部。例如，有人從外面來公司開會，可以不經(jīng)過公司內(nèi)部進入會議室，這樣公司的運作機密也不會有丟失的顧慮。外部經(jīng)銷商來公司談判，也可以有一個很好的談判空間。
二、會議桌的選擇作為多數(shù)客戶必到的會議室，不僅要表現(xiàn)出整體形象，還應(yīng)采用裝修策略以減少對抗，營造一種愉快、輕松的商務(wù)洽談氣氛，促進商務(wù)洽談取得成功。
這是一個與家具設(shè)計有關(guān)的問題。我國家具業(yè)的發(fā)展，已接近國外水平。值得一提的是會議桌的設(shè)計，盡量避免采用協(xié)商式的對峙布局。即使是不可避免的，也要盡可能的靈活。另外，要注意為新的談判要素，如投影幕、音響等預(yù)留位置，作為提高商務(wù)談判成功率的輔助因素。
選擇會議桌是一項復(fù)雜的工作。一般而言，圓形或橢圓形的會議桌有助于達成共識，激發(fā)創(chuàng)意，發(fā)揮團隊精神，因為圓桌能使團隊成員之間進行無障礙的交流，有助于營造平等、向心的交流氛圍；方形會議桌也基本具備了這種感覺。與矩形、船形會議桌相比，適合區(qū)分不同身份的與會者。長方形會議桌的縱向尺度過大，會影響與會者彼此的視線交流，而船形會議桌更有利于與會者視線的傳遞。在設(shè)計時，應(yīng)根據(jù)會議桌的空間大小，合理安排會議桌型、尺寸和座位容量。
會議桌椅及桌位周圍的流通空間也應(yīng)納入會議室的空間布局。按照人類工效學原理，會議桌邊緣至墻壁或其它障礙物的最小距離為1220mm，這一尺度對于與會者進入座位就座和離開座位的交通工具來說是必不可少的。
除選擇會議桌外，還可以在會議室的角落放置一些植物，以保持員工與潛在客戶之間的和諧；打開窗戶，以獲得新鮮的空間和陽光；將靈感來源的藝術(shù)品和公司所取得的成就及相關(guān)目標的圖表掛在墻上，以創(chuàng)造一種積極的氣氛。
會議廳的光線要明亮些。除使用投影機時需要一個較暗的光線環(huán)境外，其他時候的光線，反而容易讓顧客的心理放松。
許多人在設(shè)計會議室的時候，傾向于只設(shè)計略大于會議桌的尺寸，這樣很容易使客戶產(chǎn)生拘謹?shù)男睦?。合適大小、留有一定活動空間的會議室，往往容易使顧客心理松懈，利于洽談。
在辦公空間設(shè)計的一些地方，如會議廳、貴賓廳、多功能廳等，對聲音的質(zhì)量有很高的要求。在室內(nèi)音質(zhì)優(yōu)化方面，除采用吸音降噪的方法降低聲音反射外，一般通過空間的尺寸設(shè)計也能達到音質(zhì)要求。一座多功能會議廳的音質(zhì)效果主要受建筑、擴聲等因素影響。當擴聲器的功能特性明確的情況下，音質(zhì)設(shè)計就應(yīng)該以逼真和良好的整體效果為目標。